Bezpieczeństwo fizyczne i proceduralne

Ad Akta sp. z o.o. podchodzi do każdego powierzonego zadania w sposób elastyczny dostosowując się do potrzeb, oczekiwań oraz wymagań stawianych przez klientów.

Jako firma profesjonalnie zajmująca się dokumentami robimy wszystko, aby zdobyć zaufanie naszych klientów i zapewnić ich dokumentacji należytą ochronę. Jesteśmy świadomi faktu, iż przekazując nam swój zasób aktowy przekazują nam Państwo cenne i poufne informacje o swojej firmie. Dlatego też, mając na względzie bezpieczeństwo Państwa dokumentów, nasza firma zatrudnia wyłącznie pracowników z dużym doświadczeniem i wiedzą, którzy zobowiązani są do zachowania wszelkich informacji, jakie mogą pozyskać w trakcie wykonywania swoich obowiązków, w poufności oraz nie przekazywania ich osobom trzecim.

MAGAZYN I BEZPIECZEŃSTWO POWIERZONYCH ZASOBÓW

Ad Akta sp. z o.o. dysponuje magazynem wysokiego składowania o łącznej powierzchni 2000 m2, który spełnia wszelkie wymogi Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005r w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracowników, co potwierdza wpisanie firmy do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych.

Na terenie magazynu znajdują się pomieszczenia biurowe, archiwum oraz niszczarnia wyposażona w dwie profesjonalne niszczarki do niszczenia dokumentów posiadające certyfikaty NATO, niszczące w III klasie tajności. Posiadanie własnej niszczarni oznacza, iż powierzone nam dokumenty, po okresie przechowywania, nie są transportowane w inne miejsce w celu zniszczenia, a jedynie przesuwane na magazynie.

Zabezpieczenia magazynu obejmują:

• Strefowy dostęp do poszczególnych pomieszczeń. Każdy z pracowników posiada indywidualną kartę zbliżeniową. Uprawnienia do dostępu zakodowane na karcie nadawane są przez upoważnionego administratora. Również drzwi wejściowe do firmy otwierane są za pomocą karty zbliżeniowej.
• Kamery przemysłowe monitorujące wejście główne.
• Czujki ruchu i dymu rozmieszczone w pomieszczeniach archiwum.
• Higrometry monitorujące temperaturę i wilgotność w pomieszczeniach archiwum. Pomiary wykonywane są obecnie z godzinną częstotliwością i rejestrowane poprzez zakupione oprogramowanie.
• Podpisana umowa z firmą SOLID gwarantująca czas reakcji w ciągu 5 minut.
• Magazyn zlokalizowany na terenie zamkniętym monitorowanym w okresie nocnym przez stróży.

OCHRONA INFRASTRUKTURY INFORMATYCZNEJ

• Domenowe logowanie do systemu z wykorzystaniem indywidualnego loginu i hasła. System wymusza zmianę hasła co 30 dni.
• Serwer plików nie jest bezpośrednio połączony z siecią WAN
• W komputerze głównym zastosowano macierz dyskową
• Serwer wyposażony jest w mechanizm auto-backup’u danych. Wykonywane są dwie kopie bezpieczeństwa, z tym że jedna z nich składowana jest na serwerach zlokalizowanych w Poznaniu.
• Zastosowano system operacyjny pozwalający na określenie odpowiednich praw dostępu do zasobów informatycznych dla poszczególnych użytkowników
• Zastosowano system rejestracji dostępu do zbioru danych
• Zastosowano oprogramowanie zabezpieczające przed nieuprawnionym dostępem do systemu informatycznego
• Do przetwarzania danych dopuszczono wyłącznie osoby posiadające stosowne upoważnienia

W najbliższym czasie każdy z naszych klientów otrzyma dostęp do naszej bazy danych. Każda osoba, której firma przyzna upoważnienie do dostępu do bazy otrzyma od nas indywidualny login i hasło (zmiana hasła wymuszana przez system co 30 dni). Aby dostęp online był odpowiednio chroniony wystąpiliśmy o przyznanie certyfikatu SSL (certyfikaty wykorzystywane przez bankowość on-line ‘zielony pasek’).

OCHRONA DOKUMENTÓW

• Wszystkie dokumenty pakowane są w pudła zbiorcze chroniące dokumenty przed uszkodzeniem, oznaczone indywidualnymi kodami kreskowymi. Na pudłach nie ma oznaczenia właściciela oraz rodzaju przechowywanych dokumentów
• Każde zlecenie wykonywane na dokumentach jest monitorowane i rejestrowane, zarówno w formie dokumentów pisanych (protokoły) jak i komputerowej bazie danych,
• Całość zasobu ewidencjonowana jest w odpowiednio zabezpieczonej komputerowej bazie danych.

PROCEDURY, PROCESY I UBEPIECZENIA

• Od grudnia 2006 roku w spółce wprowadzono System Zarządzania Jakością ISO 9001-2008
• Stosownie do zapisów Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 1 kwietnia 2005r. (Dz.U. 2005 nr 68 poz. 596) w sprawie określenia rodzaju wykształcenia uznanego za specjalistyczne oraz dokumentów potwierdzających posiadanie praktyki zawodowej, wymaganych od osób wykonujących niektóre czynności związane z dokumentacją osobową i płacową pracodawców wszyscy archiwiści zatrudnieni w spółce Ad Akta posiadają wykształcenie kierunkowe tzn. ukończyli studia wyższe magisterskie na wydziale historii ze specjalnością archiwistyka
• Spółka posiada aktywną polisę ubezpieczeniową OC zawodowe na kwotę 2.000.000 PLN