Przemysłowe niszczenie

Usługi niszczenia dokumentów świadczymy zarówno dla klientów, których zasoby aktowe przechowujemy jak też w ramach osobnych umów/zleceń.

Obsługa klientów, którzy nie przechowują akt w archiwum Ad Akta:

Odbiór dokumentów przeznaczonych do zniszczenia możliwy jest w workach o poj. 80L, pojemnikach o poj. 240L lub Big Bagach o poj. 1m3 (w przypadku dużych ilości akt).

Odbiór dokumentów jest możliwy w dwóch wariantach:

Wariant 1:

• Dokumenty pakowane są przez pracowników Ad Akta pod nadzorem i przy asyście wyznaczonego pracownika Klienta. Pojemniki są następnie zabezpieczane jednorazowymi plombami posiadającymi indywidualną numerację oraz kod kreskowy.

Wariant 2:

• Pracownicy Ad Akta dostarczają do Klienta puste worki lub pojemniki (za wyjątkiem Big Bagów, które zawsze pakowane są przez pracowników Ad Akta) oraz plomby. Dokumenty są pakowane i zabezpieczane plombami przez pracowników Klienta.

Odbiór zapakowanych worków/pojemników potwierdzany jest protokołem odbioru , na którym wskazana jest liczba odbieranych worków/pojemników wraz z numerami plomb, którymi zostały one zabezpieczone.

Plomby, których używamy to plomby jednorazowego użytku co oznacza iż nie można ich zdjąć, natomiast rozpakowanie worka/pojemnika odbywa się poprzez przecięcie paska plomby.

Swoim klientom proponujemy wstawienie do biur zabezpieczonych szafek 80L workiem w środku, do których pracownicy wrzucają wszelkie dokumenty, które nie podlegają procesowi archiwizacji tzn. nie stanowią dokumentów w rozumieniu ustawy.

Po fizycznym zniszczenie akt wystawiamy certyfikat zniszczenia, który wraz z fakturą jest do Państwa przesyłany pocztą.

Na życzenie klientów przed procesem odbioru i niszczenia akt możemy wykonać brakowanie akt wraz ze sporządzeniem stosownym spisów i protokołów.

Obsługa klientów, którzy przechowują akta w archiwum Ad Akta:

Po upłynięciu obligatoryjnych (ustawowych) terminów przechowywania archiwista wszczyna procedurę brakowania czyli przygotowania spisów akt, które mogą zostać zniszczone.

Spisy są następnie przesyłane do Klienta w celu uzyskania jego zgody bądź wskazania akt, które należy nadal przechowywać.

Po uzyskaniu zgody klienta potwierdzonej podpisanym protokołem dokumenty są zdejmowane ze stanów magazynowych i przesuwane do niszczarni.

Pod fizycznym zniszczenie akt wystawiamy certyfikat zniszczenia, który wraz z fakturą jest do Państwa przesyłany pocztą.

Cały proces niszczenia Klienci mogą obserwować na ekranach własnych komputerów. W tym celu przekażemy wyznaczonemu pracownikowi Klienta informacje o dacie i godzinie rozpoczęcia procesu niszczenia oraz hasło i login dostępu. W wyznaczonym terminie na monitorze komputera, po wpisaniu przekazanych informacji dostępowych otworzy się okno z bezpośrednim przekazem z naszej niszczarni.

Alternatywnie proces niszczenia może odbywać się w obecności wyznaczonego pracownika Klienta lub też cały proces może zostać nagrany na płytę DVD.